תקנון ועדת כספים

////תקנון ועדת כספים
תקנון ועדת כספים2020-01-02T23:55:58+02:00

ועדת כספים – כללי

 הגדרות:

  1. ועד לצורך תקנות ועדת הכספים הינו סניף שכולל את כל חברי הארגון אצל מעסיק מסוים או הנהגה משותפת של כמה סניפים הכוללים יחדיו את כל חברי הארגון אצל מעסיק מסוים.
  2. ענף לצורך תקנות ועדת הכספים הינו מספר סניפים אשר שייכים לאותו תחום תעסוקה מוגדר ומנהלים מאבקים משותפים.

כללי

1. ועדת הכספים ממונה על-ידי אסיפת הנציגים של כוח לעובדים. חברי הוועדה הם חברי אסיפת הנציגים. ועדת הכספים פועלת כשלוחה של אסיפת הנציגים.
1.1 הוועדה תמנה 9 נציגים נבחרים.

1.2 חברי אסיפה שהם חברים גם בצוות ארגון יכולים להיות חברים גם בוועדת כספים.

1.3 חברי ועדה עם זכות הצבעה יהיו עד שניים מכל ועד.

1.4 מספר חברים בעלי זכות הצבעה מענף אחד לא יעלה על שליש מחברי הוועדה.

1.5 חבר ועדה שנעדר משלוש פגישות ברצף בשנת הכהונה, חברותו בוועדה תפקע אוטומטית, למעט מקרים מוצדקים אשר מאושרים ע"י יו"ר הוועדה. תינתן התראה בכתב לחבר אשר            לא הגיע לשתי פגישות ברצף.

1.6 חברי הוועדה יפעלו לקידום מטרות הוועדה, ברוח הקוד האתי של ארגון כוח לעובדים.

2. חברי ועדת הכספים ממנים מתוכם את יו"ר הוועדה וממלא מקום יו"ר הוועדה, שמנהל את ישיבותיה ואחראי לקיומו והפצתו של פרוטוקול הישיבה.
בהעדר היו"ר ממלא מקום ליו"ר ינהל את הישיבה.

3.לישיבות הוועדה יגיעו באופן קבוע המזכ"ל האחראי על תחום הכספים וכן מנהל/ת הכספים. מנהל/ת תחום הכספים ת/יעביר לחברי הוועדה את כל המסמכים הרלוונטיים שבוע לפני הישיבה וכן ת/יכין מסמכים נלווים בטווח זמן סביר לבקשת חברי הוועדה.

4. ככלל מועדי ישיבות ועדת הכספים יקבעו ע"י יו"ר הועדה. על הוועדה לקיים לפחות חמש ישיבות בשנה. מועדי הישיבות ימסרו לפחות שבועיים מראש לחברי הוועדה, חברי אספת הנציגים, לצוות ארגון ולמזכ"לים.

5.

5.1 ישיבות תתקיימנה בקוורום של ארבעה חברים כולל היו"ר. במקרה ואין קוורום ויש דחיפות בקבלת החלטה מסוימת דרושה הסכמה אלקטרונית של רוב חברי הוועדה.

5.2 במקרה של צורך בקבלת החלטה דחופה ואין ישיבת ועדה קבועה קרובה מספיק, תקיים הוועדה דיון טלפוני או באמצעות הדוא"ל לקבלת החלטה ותקבל החלטה בהצבעה טלפונית או במייל או בהצבעה משולבת מייל+טלפון.

6. בכל ישיבה יכתב סיכום. סיכום זה יכלול נושאים עיקריים אשר נידונו בישיבה, פרוט ההחלטות שהתקבלו באותה ישיבה ואופן הצבעת חברי הועדה. לאחר אישורו על-ידי חברי הועדה, לרבות היו"ר, יופץ לעיונם של כל חברי אסיפת הנציגים, צוות ארגון והמזכ"לים אחת לרבעון.

ההשתתפות בישיבות ועדת הכספים תהיה פתוחה בפני משתתפים ללא זכות הצבעה כמפורט להלן:
א. חברי אספת הנציגים, חברי צוות ארגון, המזכ"לים המשותפים, ונציג שכירי הארגון –  לאחר יידוע מראש בכתב של יו"ר הועדה.
ב. משתתפים אחרים –  לאחר תאום מראש בכתב  עם יו"ר הוועדה ובאישורו. היו"ר יידע את חברי הוועדה על דחיית הבקשה, וינמק את סירובו בכתב.
ג. מוזמנים, בהתאם להחלטת יו"ר הוועדה.
ו. רכז/ת אסיפת הנציגים.

תפקידי הועדה

  1. מעקב ופיקוח אחר הפעילות הכספית השוטפת מול התקציב, ניצול התקציב למניעת חריגות.
  2. סיוע לצוות ארגון בהכנת התקציב השנתי באופן שיקבע בתיאום בין צוות ארגון לועדת הכספים.
  3. דיון בנושאים כספיים לקראת העלאתם לדיון באסיפת הנציגים. האסיפה לא תאשר סוגיות בעלות משמעות כספית אלא לאחר דיון בהן בועדת הכספים.

נושאים בסמכות הוועדה

נושאים בסמכות הוועדה:

  • הוועדה תגבש נהלים לגבי הליכי הגבייה וצורת התשלום ופריסת התשלומים של דמי החבר ודמי הטיפול  בהתאם להחלטות אסיפת הנציגים בנושא.
  • הוועדה תדון בבקשות להקלות בדמי החבר של חברי סניפים מסוימים.
  • הוועדה תדון על שינויים בגובה דמי חבר / דמי טיפול הכלל אירגוניים.
  • העברות תקציביות בין סעיפים בתקציב המאושר – עד לגובה 5% מהתקציב.
  • העברות בין סעיפים מאושרים בסכומים שמעל 5% מתקציב הארגון יוגשו לאישור אסיפת הנציגים.
  • הקצבת הכנסות מעל למתוכנן בתקציב המאושר לסעיפים קיימים או חדשים – עד לגובה 5% מהתקציב.
    הקצאת כספים שנכנסו במהלך השנה בסכומים שמעל 5% מהתקציב, יוגשו לאישור אסיפת הנציגים.
  • קביעת נהלים למתן הלוואות לשובתים.
  • אישור נורמות להחזרי הוצאות ואישור למתן החזרי הוצאות, והכל במסגרת סעיפי התקציב המאושר ע"י האסיפה ו/או במסגרת תקציב מאבק ל: פעילים, שכירי הארגון, מזכ"לים משותפים, חברי צוות ארגון, חברי ארגון אחרים.
  • אישור שכר ותנאי עבודה של שכירי הארגון לרבות אישור הסכמים קיבוציים מול ועד העובדים, בכפוף לאישור צוות ארגון ולסעיפי התקציב המאושר.
  • החלטה לגבי אישור בקשות תקציביות בהתאם לשיקולים כלכליים ובכפוף להמלצת המזכ"לים המשותפים ואו צוות ארגון לגבי תכניות המאבק עבורן הוגשה בקשה.
  • שימוש בכספי הרזרבה בכפוף להמלצת הנהגת הארגון (צוות ארגון/מזכ"לים) . בהתאם לנספח המצורף לתקנון זה.
  • אישור כלל הנהלים הכספיים בארגון, לרבות עבודה עם ספקים.
  • אישור וגיבוש הנהלים והדרישות ניהול כספי המופנות אל הוועדים, בכפוף לבקשה/המלצה מטעם צוות ארגון או המזכ"לים.
  • מעקב וקידום של נושא הדרכה של נציגי הסניפים בכל מה שקשור להתנהלות הכספית של הארגון: זכויות, קופות, החזרים – בהתאם למסמך ההנחיות לבנייה וניהול  תקציבי הסניפים.
  • פיקוח על הלוואות.

בקשות לדיון בוועדה יוגשו ליו"ר בכתב והוא יחליט אם לדון בה. במדה ויחליט על דחייה, ידווח על-כך לוועדה, ויפרט זאת בכתב. הוועדה תוכל לשנות את החלטת היו"ר ברוב קולות. 

לצורך ביצוע תפקידיה תקבל הועדה לפי דרישתה:
דוחות כספיים לא מבוקרים חצי שנתיים הכוללים דוח תקציב מול ביצוע, טיוטות של דוחות כספיים שנתיים לשם הבאתם לאישור אספת הנציגים.

כל מסמך אחר שמקורו בגופים אחרים בארגון הדרוש לצרכי עבודתה.

הוועדה תוכל לזמן תוך מתן התראה מספקת והתחשבות במגבלותיו של מוזמן/מוזמנת, חברי/חברות צוות ארגון ומקבלי/מקבלות שכר של הארגון.

בכל דיון שקשור לשכר עובדי הארגון ו/או תנאי העסקתם הוועדה תזמין נציגות מטעם ועד העובדים.

לצורך ביצוע תפקידיה תקבל הועדה לפי דרישתה:
דוחות כספיים לא מבוקרים חצי שנתיים הכוללים דוח תקציב מול ביצוע, טיוטות של דוחות כספיים שנתיים לשם הבאתם לאישור אספת הנציגים.

כל מסמך אחר שמקורו בגופים אחרים בארגון הדרוש לצרכי עבודתה.

הוועדה תוכל לזמן תוך מתן התראה מספקת והתחשבות במגבלותיו של מוזמן/מוזמנת, חברי/חברות צוות ארגון ומקבלי/מקבלות שכר של הארגון.

בכל דיון שקשור לשכר עובדי הארגון ו/או תנאי העסקתם הוועדה תזמין נציגות מטעם ועד העובדים.

נספח – נוהל אישור הוצאה מקופת מאבק

אישור הוצאה מקופת מאבק תהיה על פי תוכנית בכתב שתוגש על ידי הנהגת סניף בהתאם לשלבים הבאים:

  • עד לסך של 4,000 שח – באישור המזכ"ל המשותף האחראי.
  • בין 4,000 שח לסך של 10,000 שח – באישור המזכ"ל המשותף האחראי ויושב ראש הוועדה.
  • מעל 10,000 שח ועד יתרת הסעיף התקציבי – באישור מליאת הוועדה ותוך יידוע צוות ארגון ואספת הנציגים.

אישור התוכנית יימסר בכתב להנהגת הסניף.

לוחות זמנים לבקשת תקציב מקופת מאבק

הגשת בקשה לתקציב מקופת מאבק תעשה עד 6 שבועות לפני ביצוע הפעילות וזאת במטרה לאפשר לוועדת הכספים לבחון, להכיר ולדון בבקשה לעומקה תוך הכרות עם מרב השיקולים.

קריטריונים לבחינת הוצאה מקופת מאבק

ועדת הכספים תבחן את הבקשות המגיעות אליה בהתחשב בגורמים הבאים:

1. מצב קופת המאבק

2. מהות הבקשה והרקע שלה

3. בקשות קודמות של הגורם המבקש ועמידתו בהן

4. תכנית אסטרטגית שנתית של צוות הארגון

5. התייחסותו הספציפית של צוות ארגון לבקשה בהתאם לדרישה של ועדת כספים

6. השלכות רוחביות של הבקשה על תקציב הארגון

אופן הגשת הבקשה לתקציב מקופת מאבק

1. הגשת בקשה לתקציב מקופת מאבק תעשה באמצעות טופס הגשת בקשה תקציבית.

2. על הבקשה להיות מפורטת על מנת שוועדת הכספים תוכל לדון בה לעומקה.

3. במידה והבקשה הינה חלק מתוכנית אסטרטגית של הגוף המבקש יש לצרף את התוכנית הכללית על מנת שהבקשה תוכל להיבחן כחלק ממערך רחב יותר.

4. ועדת הכספים רשאית לזמן את הגורם המבקש לישיבה שתדון בבקשה על מנת לקבל פרטים נוספים.