תקנון ועדת כספים

////תקנון ועדת כספים
תקנון ועדת כספים2018-07-08T14:46:46+00:00

ועדת כספים – כללי

1. ועדת הכספים ממונה על-ידי אסיפת הנציגים של כוח לעובדים. חברי הוועדה הם חברי אספת הנציגים. ועדת הכספים פועלת כשלוחה של אספת הנציגים.

1.1 חברי אסיפה שהם חברים גם בצוות ארגון יכולים להיות חברים בוועדה.
1.2 חברי ועדה עם זכות הצבעה יהיו אחד מכל סניף. חברים נוספים מסניפים מיוצגים יקבלו אישור מהאספה.

2. חברי ועדת הכספים ממנים מתוכם את יו"ר הוועדה שמנהל את ישיבותיה ואחראי לקיומו והפצתו של פרוטוקול הישיבה.
בהעדר היו"ר יקבע היו"ר ממלא מקום ליו"ר מבין חברי הוועדה.

3. ישיבות ועדת הכספים מתקיימות, במידת האפשר, לפני התכנסויות של אספת הנציגים (ישיבות מן המניין). במידת בצורך, תקבענה ישיבות נוספות (ישיבות שלא מן המניין) בזמנים אחרים. ישיבות נוספות תקבענה לבקשת רוב חברי הוועדה/לבקשת צוות ארגון/לבקשת אספת הנציגים/ביזמת יו"ר הועדה. מועדי הישיבות ימסרו לפחות שבועיים מראש לחברי הוועדה, חברי אספת הנציגים וצוות ארגון. הישיבות תתקיימנה במשרדי הארגון או במקום כינוס האספה, בהתאם למועד, אלא אם נמסר אחרת ע"י יו"ר הוועדה.

4. ישיבות תתקיימנה בקוורום של ארבעה חברים כולל היו"ר. במקרה ואין קוורום ויש דחיפות בקבלת החלטה מסוימת דרושה הסכמה אלקטרונית של רוב חברי הוועדה.

4.1 במקרה של צורך בקבלת החלטה דחופה ואין ישיבת ועדה קבועה קרובה מספיק תקיים הוועדה דיון טלפוני או באמצעות הדוא"ל לקבלת החלטה.

5. בכל ישיבה יכתב פרוטוקול מפורט. פרוטוקול זה, לאחר אישורו על-ידי חברי הועדה, לרבות היו"ר, יופץ לעיונם של כל חברי אספת הנציגים וצוות ארגון.

6. ההשתתפות בישיבות ועדת הכספים תהיה פתוחה בפני משתתפים ללא זכות הצבעה כמפורט להלן:

  • חברי אספת הנציגים וחברי צוות ארגון – לאחר יידוע מראש בכתב של יו"ר הועדה.
  • משתתפים אחרים – לאחר תאום מראש בכתב עם יו"ר הוועדה ובאישורו. היו"ר יידע את חברי הוועדה אם דחה את הבקשה, וינמק את סירובו בכתב.
  • מוזמנים, בהתאם להחלטת יו"ר הוועדה.
  • המזכ"ל המשותף
  • נציג של שכירי הארגון

תפקידי הועדה

1. סיוע למזכ"ל שותף האחראי/ת על כספים בפעולות שוטפות ובניהול הכספי בהתאם לתקציב הפעיל שאושר על ידי אספת הנציגים. מעקב ופיקוח אחר הפעילות הכספית השוטפת מול התקציב, ניצול התקציב למניעת חריגות.

2. הכנת הצעת התקציב לשנת הכספים הבאה, הכוללת שינויים יחסית לתקציב הקודם. הוועדה תקדם דיון רחב ומשתף עם נציגי/ות הסניפים ובעלי/ות תפקידים בעת בניית התקציב. לפיכך:

  • באספת הקודמת לאספה בה מאשרים את התקציב יתקיים תהליך משתף אותו הכינה הועדה מבעוד מועד בפגישה פתוחה לכלל הנציגים. לפני הישיבה של ועדת כספים אשר תכין את האספה, תצא הודעה לכלל הנציגים/ות ובעלי/ות תפקידים בבקשה לעלות צרכים תקציביים שעלו במהלך השנה (בסניף, מטה או בכל מקום רלוונטי אחר) בצורה מסודרת לועדה.
  • לאחר אסיפה זו, יתקיימו שתי פגישות של הכנת תקציב – בראשונה תנסח הוועדה צרכים ותעריך הכנסות. בשנייה תגבש הוועדה הצעה לתקציב. לפגישה השנייה יוזמנו כלל הנציגים/ות.
  • הצעת התקציב תשלח לכלל הנציגים והנציגות כשבועיים לפני אספת הנציגים האחרונה בכל שנה, ותובא לאישור באספה זו.
  •  במהלך הצגת הצעת התקציב בפני האספה, הוועדה תציג בפני האספה גם את הצרכים התקציביים שהועלו בפניה, ואשר הוחלט להמליץ שלא לתקצבם או לתקצבם בסכום שונה מהבקשה המקורית.

3. דיון בנושאים כספיים לקראת העלאתם לדיון באספת הנציגים. האספה לא תאשר סוגיות בעלות משמעות כספית אלא לאחר דיון בהן בועדת הכספים.

לצורך ביצוע תפקידיה תקבל הועדה לפי דרישתה:

  • דוחות כספיים לא מבוקרים חצי שנתיים הכוללים דוח תקציב מול ביצוע, טיוטות של דוחות כספיים שנתיים לשם הבאתם לאישור אספת הנציגים.
  • כל מסמך אחר שמקורו בגופים אחרים בארגון הדרוש לצרכי עבודתה.
  • הוועדה תוכל לזמן תוך מתן התראה מספקת והתחשבות במגבלותיו של מוזמן/מוזמנת, חברי/חברות צוות ארגון ומקבלי/מקבלות שכר של הארגון.

נושאים בסמכות הוועדה

  • הוועדה תגבש נהלים לגבי הליכי הגבייה וצורת התשלום ופריסת התשלומים של דמי החבר ודמי הטיפול בהתאם להחלטות אספת הנציגים בנושא.
  • הוועדה תדון בבקשות להקלות בדמי החבר של חברי סניפים מסוימים.
  • הוועדה תדון על שינויים בגובה דמי חבר / דמי טיפול הכלל ארגוניים.
  • העברות תקציביות בין סעיפים בתקציב המאושר – עד לגובה 5% מהתקציב. או עד לגובה של עלות מעסיק ל-49% משרה (הנמוך מביניהם).העברות בין סעיפים מאושרים בסכומים שמעל 5%, או מעל לגובה של עלות מעסיק ל-49% משרה (הנמוך מביניהם) מהתקציב, יוגשו לאישור אספת הנציגים.
  • הקצבת הכנסות מעל למתוכנן בתקציב המאושר לסעיפים קיימים או חדשים – עד לגובה 5% מהתקציב, או עד לגובה של עלות מעסיק ל-49% משרה (הנמוך מביניהם). הקצאת כספים שנכנסו במהלך השנה בסכומים שמעל 5% מהתקציב, או עד לגובה של עלות מעסיק ל-49% משרה (הנמוך מביניהם), יוגשו לאישור אספת הנציגים.
  • קביעת נהלים למתן הלוואות לשובתים.
  •  שימוש בסעיפי התקציב: מאבק, ורזרבה. בהתאם לנספח המצורף לתקנון זה.
  • נציג הוועדה ישתתף במו"מ מול וועד העובדים של שכירי הארגון בנושאים בעלי משמעות תקציבית.
  •  חשיבה על כיווני גיוס כספים ממקורות שונים.
  • מעקב וקידום של נושא הדרכה של נציגי הסניפים בכל מה שקשור להתנהלות הכספית של הארגון: זכויות, קופות, החזרים. בהתאם למסמך ההנחיות לבנייה וניהול תקציבי הסניפים.
  • מכרזים – גיבוש ועדכון תהליך ניהול מכרזים לבחירת ספקים מהותיים לארגון, שיובא לאישור אספת הנציגים.
  • פיקוח על הלוואות

בקשות לדיון בועדה יוגשו ליו"ר בכתב והוא יחליט אם לדון בה. במידה ויחליט על דחייה, ידווח על-כך לועדה, ויפרט זאת בכתב. הועדה תוכל לשנות את החלטת היו"ר ברוב קולות.

נספח – נוהל אישור הוצאה מקופת מאבק

אישור הוצאה מקופת מאבק תהיה על פי תוכנית בכתב שתוגש על ידי הנהגת סניף בהתאם לשלבים הבאים:

  • עד לסך של 4,000 שח – באישור המזכ"ל המשותף האחראי.
  • בין 4,000 שח לסך של 10,000 שח – באישור המזכ"ל המשותף האחראי ויושב ראש הוועדה.
  • מעל 10,000 שח ועד יתרת הסעיף התקציבי – באישור מליאת הוועדה ותוך יידוע צוות ארגון ואספת הנציגים.

אישור התוכנית יימסר בכתב להנהגת הסניף.

לוחות זמנים לבקשת תקציב מקופת מאבק

הגשת בקשה לתקציב מקופת מאבק תעשה עד 6 שבועות לפני ביצוע הפעילות וזאת במטרה לאפשר לוועדת הכספים לבחון, להכיר ולדון בבקשה לעומקה תוך הכרות עם מרב השיקולים.

קריטריונים לבחינת הוצאה מקופת מאבק

ועדת הכספים תבחן את הבקשות המגיעות אליה בהתחשב בגורמים הבאים:

1. מצב קופת המאבק

2. מהות הבקשה והרקע שלה

3. בקשות קודמות של הגורם המבקש ועמידתו בהן

4. תכנית אסטרטגית שנתית של צוות הארגון

5. התייחסותו הספציפית של צוות ארגון לבקשה בהתאם לדרישה של ועדת כספים

6. השלכות רוחביות של הבקשה על תקציב הארגון

אופן הגשת הבקשה לתקציב מקופת מאבק

1. הגשת בקשה לתקציב מקופת מאבק תעשה באמצעות טופס הגשת בקשה תקציבית.

2. על הבקשה להיות מפורטת על מנת שוועדת הכספים תוכל לדון בה לעומקה.

3. במידה והבקשה הינה חלק מתוכנית אסטרטגית של הגוף המבקש יש לצרף את התוכנית הכללית על מנת שהבקשה תוכל להיבחן כחלק ממערך רחב יותר.

4. ועדת הכספים רשאית לזמן את הגורם המבקש לישיבה שתדון בבקשה על מנת לקבל פרטים נוספים.